Jak pracovat s e-mailem

Vaše online podnikání běží, prodeje jsou dobré, vaše marketingová kampaň přivádí nové zákazníky, vaše podnikání roste. Dostáváte e-maily o svých službách nebo produktech a co teď?

Osoba, která vám píše e-mail, má zájem o vaše podnikání. Oddalování odpovědi nebo ignorování této osoby by znamenalo začátek úpadku vašeho podnikání. Nemuselo by se to stát okamžitě, ale nakonec by se v okolí proslýchalo, že se o své zákazníky nebo potenciální zákazníky nestaráte natolik, abyste jim poskytovali dobrý zákaznický servis. To pak povede k tomu, že lidé půjdou nakupovat jinam. Několik tipů, jak efektivně pracovat s elektronickou poštou.

Snažte se odpovídat na e-maily minimálně do 24 hodin. Maximální doba, kterou byste chtěli, je 48 hodin. Abyste toho dosáhli, budete si chtít každý den vyhradit čas pouze na odpovídání na e-maily. Někteří říkají, že nejlepší je třikrát denně, dopoledne, uprostřed odpoledne a večer, protože to zajistí, že každý dostane včasnou odpověď.

Ujistěte se, že jste zdvořilí a profesionální. Někdy se vám prostě nechce odpovídat na otázku, na kterou je odpověď jasně uvedena na vašich webových stránkách nebo v prodejním dopise, nebo na nějakou otázku, která je podle vás irelevantní nebo hloupá. Přepadne vás nutkání poslat plamennou odpověď. Pokud nemáte pocit, že můžete odpovědět zdvořile a profesionálně, dejte si pauzu. Vraťte se, až si dopřejete nějaký čas na vychladnutí. Pro zákazníka, který se ptal, je to důležitá součást jeho rozhodnutí, zda s vámi bude obchodovat, nebo ne. Neodhánějte zákazníka nebo potenciálního zákazníka ukvapenou emotivní odpovědí.

Pokud opravdu neradi odpovídáte na e-maily nebo je toho na vás příliš mnoho, abyste to stíhali. Najměte si někoho, kdo tento úkol udělá za vás. Tuto osobu si budete chtít pečlivě vybrat. Najměte si někoho, kdo je přátelský a zná váš byznys. Najděte někoho, kdo má čas a umí anglicky, aby zákazníkovi rychle a srozumitelně odpověděl.

Některé otázky budete dostávat stále dokola. Na ty si připravte standardní odpověď, kterou můžete vystřihnout a vložit do své odpovědi, a zbytek odpovědi pak přizpůsobte danému zákazníkovi na míru.

Naučte se používat e-mailové filtry. Ten automaticky roztřídí vaši poštu spolu s nevyžádanou poštou, kterou obdržíte. Výhodou nyní je, pokud si nastavíte složky pro prodej, dotazy zákazníků, zpětnou vazbu a další. Můžete pak své odpovědi řadit podle priority. Odpovídejte na e-maily je v pořadí, které považujete za důležité. Možná budete chtít odpovídat na dotazy a zpětnou vazbu rychleji než na prodej. Použitím e-mailových filtrů ušetříte čas, který byste museli sami rozdělovat do skupin.

Všichni chápeme, že se občas něco nečekaně přihodí. To může způsobit zpoždění v odpovědích. Využijte automatický odpovídač, zveřejněte jej na svých webových stránkách nebo rychle rozešlete newsletter, pokud se něco objeví. Lidé si uvědomují, že se mohou stát různé věci, a pochopí to, jen se ujistěte, že je informujete o tom, kdy mohou očekávat odpověď.

Pokud budete věnovat pozornost připomínkám, dotazům nebo obavám svých zákazníků a potenciálních zákazníků, vytvoříte z nich spokojenou a loajální skupinu, která pomůže vašemu prodeji. Pokud je budete ignorovat, půjdou pak jinam. To bude mít také vliv na vaše prodeje, jenže bude mít negativní dopad.